HR & Communication Tech, Interviews

Beyond Collaboration – was einen ganzheitlichen Digital Workplace wirklich ausmacht – Interview mit USU

Im Vorfeld des Digitalsummit ScaleUp 360° Intranet DACH hat we.CONECT Global Leaders ein paar Fragen zum Thema Digitale Workplace und Collaboration an Katrin Cyrys, Sales Manager und Michael Bartz, Sales Director Digital Platforms bei der USU, gestellt.

In Ihrer Präsentation diskutieren Sie Tools für die digitale Zusammenarbeit und die Frage wie ein produktiver, digitaler Arbeitsplatz aussehen soll. Würden Sie näher darauf eingehen? Warum reichen einzelne Tools und Insellösungen für die Zusammenarbeit nicht aus?

Viele Unternehmen setzen in Sachen digitaler Arbeitsplatz nach wie vor auf einzelne Tools und Insellösungen. Teammeetings finden über MS Teams, Zoom oder Webex statt, Wissen und Informationen werden in Sharepoint oder Content Management Systemen abgelegt, Prozesse werden über ERP-Systeme abgebildet. Das Problem dabei: alle Lösungen existieren nebeneinander, kommunizieren nicht miteinander und sind nicht über eine einheitliche Oberfläche bedienbar. Die Folge sind Medienbrüche, Mehrfach-Logins und Zeitverlust durch aufwändige Suchen nach dem richtigen Ablageort für Informationen. Was Mitarbeitende benötigen, ist jedoch eine zentrale Anlaufstelle, eine echte „Single Source of Truth“. Hier kommt der ganzheitliche Digital Workplace ins Spiel, denn er verbindet die drei zentralen Dimensionen des digitalen Arbeitsplatzes auf einer Plattform: Geschäftsprozesse, Wissen und Kommunikation:

  • Prozesse können unternehmensweit, mitarbeiterspezifisch und systemübergreifend ineinander integriert werden.
  • Wissen ist an einer zentralen Stelle stets aktuell und qualitätsgesichert abrufbar.
  • Kommunikation und die vernetzte Zusammenarbeit von dezentralen, global aufgestellten Teams werden erleichtert.

 

Welchen Einfluss hatte Covid-19 aus Ihrer Sicht auf die Zusammenarbeit in Unternehmen?
Die Pandemie hat in vielerlei Hinsicht einen disruptiven Charakter. Die Notwendigkeit, Arbeiten quasi über Nacht ortsunabhängig zu gewährleisten, hat viele Unternehmen kalt erwischt. Corona machte sichtbar, wie es um die digitale Infrastruktur am Arbeitsplatz bestellt war und welche Prozesse noch nicht digitalisiert waren. Gleichzeitig standen wir vor der Herausforderung Zusammenarbeit, Kommunikation und Unternehmenskultur vollständig ins Virtuelle zu verlagern. Corona führte also zu einer Neuorientierung des Arbeitens auf ganz unterschiedlichen Ebenen.

Aber betrachten wir es positiv: am Ende hat die Pandemie – bei allen Schwierigkeiten und Einschränkung – in kürzester Zeit Entwicklungen forciert, die sonst sehr lange gebraucht hätten. Jeder fünfte Deutsche arbeitete während der Hochzeit der Corona-Phase im April 2020 überwiegend aus dem Homeoffice heraus[1]. Im Jahr 2018 waren es gerade mal 5 %. In diesem Sinne hat die Pandemie die Zusammenarbeits- und Kommunikationskultur einschließlich der unterstützenden Werkzeuge in vielen Unternehmen und Mitarbeitenden auf einen “next level” gebracht.

 

Die Digitalisierung von Geschäfts- und Kollaborationsprozessen findet nicht erst seit gestern statt. Trotzdem war es für viele Unternehmen ein unheimlicher Kraftakt Homeoffice und Remote Work flächendeckend zu ermöglichen. Wo lagen aus Ihrer Sicht die größten Stolpersteine?

Am einfachsten hatten es Unternehmen, die bereits vorher stark auf virtuelle Kommunikation, digitale Prozesse und ein hohes Maß an Eigenverantwortung gesetzt hatten. Hier mussten vornehmlich Infrastrukturprobleme, die Ausstattung der Mitarbeitenden und das “Einschwingen” unter den neuen und individuell teils recht unterschiedlichen Bedingungen gelöst werden. Schwieriger war es für Unternehmen, bei denen sowohl die Kultur als auch die Prozesse auf – vielleicht sogar zeitsynchrone – Präsenz ausgelegt waren. Diese Unternehmen mussten quasi in einem Katapultstart Veränderungen auf mehreren Ebenen stemmen: dazu gehörte Vertrauen in die Mündigkeit der eigenen Mitarbeiter, deren Arbeit nicht mehr täglich acht Stunden im Büro „überwacht“ werden konnte. Aber auch der Umgang mit der digitalen, zeit- und raumversetzten Kommunikation und vollständig digitaler Zusammenarbeit musste in vielen Unternehmen erst erlernt werden. Oft fehlte es an der entsprechenden digitalen Infrastruktur, wie z.B. Plattformen, die die Kommunikation, die operative Arbeit und den Zugang zu Wissen ermöglichen. Und schließlich musste die Technik massiv ausgebaut werden – vom Notebook über VPN-Zugänge bis hin zu den oben beschriebenen Systemen.

 

Welche Anforderungen stellen Mitarbeiter, zum Teil verstärkt durch Corona, an Unternehmen? Was muss ein moderner (digitaler) Arbeitsplatz bieten?

Die Perspektive der Mitarbeitenden hat sich in den letzten Jahren deutlich gewandelt. Was wir an Schnelligkeit und Komfort von digitalen Services im Privaten kennen – ich denke an Apple, Amazon & Co. – übertragen wir an Anforderungen genauso an Anwendungen am Arbeitsplatz. Eine gute Usability ist das A und O. Dazu gehören Aspekte wie die zeitliche und ortsunabhängige Verfügbarkeit, schneller Zugriff auf alle benötigten Systeme, personalisierte Inhalte zum richtigen Moment und vieles mehr. Nur wenn die Anwendungen am digitalen Arbeitsplatze diesen Anforderungen genügen, biete ich Mitarbeitenden eine gute Employee Experience und kann eine hohe Nutzerakzeptanz erwarten.

Aber auch der kulturelle Wandel, den die neuen Generationen von Mitarbeitenden von Millennials bis zu Gen Z vorantreiben, führt zu neuen Anforderungen: vollständige Transparenz bei Prozessen und Informationen, ein hohes Maß an Eigenverantwortlichkeit, Zusammenarbeit dynamisch quer durch das ganze Unternehmen anstelle von klassischem, spartenorientierten Top-Down-Management und natürlich zeitlich und örtlich ungebundenes Arbeiten – um nur einige davon zu nennen. All diesen Anforderungen müssen moderne digitale Arbeitsplätze gerecht werden, um gut ausgebildete Mitarbeitende zu finden und langfristig binden zu können. Ein ganzheitlicher Digital Workplace schafft aus unserer Warte hierfür die passende Basis.

 

Welche Best Practices in Sachen digitaler Zusammenarbeit nehmen Sie aus dem vergangenen Jahr mit?

2020 haben wir alle geschaut, was uns konkret und kurzfristig für die Alltagsarbeit fehlt. Aus dieser – berechtigten und notwenigen – Perspektive heraus wurden in den ersten Wochen und Monaten vor allem Tools für die Kommunikation eingeführt. Dies ist jedoch nur ein erster Schritt. Langfristig, und im Sinne von Best Practices, sollten wir den digitalen Arbeitsplatz aus strategischer Sicht angehen. Dazu sollten wir zwei Perspektiven in den Blick nehmen und uns folgende Fragen stellen:

  1. Unternehmensperspektive: Was will das Unternehmen? Welche Ziele und Bereiche sollen durch einen Digital Workplace besonders gestärkt und gefördert werden? Was konkret kann ein digitaler Arbeitslatz z.B. zum Thema Innovationsförderung und Geschwindigkeit, zur Effizienz (z.B durch Vermeidung von Mehrfacharbeit), zum Wachstum (z.B. durch Unterstützung der Anbindung neuer oder entfernter Standorte), oder der besseren Vernetzung mit wichtigen Partnern beitragen?
  2. Mitarbeitendenperspektive: Was wollen die Mitarbeitenden? Welche kulturellen oder qualitativen Anforderungen sollen mit einem Digital Workplace unterstützt werden? Räumlich und zeitlich verteiltes Arbeiten? Verbesserung der Kommunikation? Stärkung der Eigenverantwortung? Attraktive Oberflächen, smarte Funktionen?

Alle diese Ziele können nicht Top-Down verordnet und am Reißbrett entworfen werden. Agilität, das Ausprobieren neuer Ansätze, die Entwicklung zusammen mit den Mitarbeitenden, die Nutzung schlanker und modularer Plattformen, die viele Funktionen bereits mitbringen – all das hat sich in vielen Projekten bewährt und sollte auch 2021 genutzt und weiter ausgebaut werden.

 

Mit Blick auf die Zukunft: welche Themen und Trends sehen Sie in Bezug auf die digitale Transformation in den nächsten 12 Monaten?

Wir erwarten in der kommenden Zeit substantielle Beiträge durch Künstliche Intelligenz und Automatisierung. Im Bereich der digitalen Zusammenarbeit kann dies bedeuten, dass z.B. Informationen noch stärker und vollständig aktiv automatisiert und personalisiert bereitgestellt werden.  Das heißt, Mitarbeitende erhalten die benötigte Information an der richtigen Stelle zur richtigen Zeit ohne aktiv danach suchen müssen. Ein zweiter Bereich werden die deutlichen Fortschritte in der Automatisierung von Prozessen sein. Hier werden wir, ausgehend von kleinen Schritten und autonomen (Einzel-) Diensten, zunehmend größere Prozessketten an Geschwindigkeit und Effizienz gewinnen. Im Ergebnis werden die Mitarbeitenden immer mehr Routine- und einfache Tätigkeiten an die Maschine delegieren und sich intensiver um zentrale Aspekte ihrer Aufgabe, ihrer Kunden oder ihres Unternehmens kümmern können.

 

Weitere Informationen zum Thema digitaler Arbeitsplatz finden Sie in unserem Whitepaper „Vom statischen Intranet zum Digital Workplace. Jetzt kostenfrei downloaden.

[1] https://www.handelsblatt.com/politik/deutschland/studie-homeoffice-boom-koennte-corona-pandemie-ueberdauern/26002678.html?ticket=ST-6785193-c3iD0jSg77egWUve7gij-ap4

USU: Moderne Mitarbeiterportale für den digitalen Arbeitsplatz von morgen

Der Digital Workplace stellt als moderne Intranet-Lösung eine Vielzahl an Werkzeugen, Informationen und Services auf einer zentralen Plattform für alle Mitarbeiter ortsunabhängig bereit. USU begleitet Unternehmen auf ihrem individuellen Weg zum modernen Mitarbeiterportal: von der strategischen Konzeption, über die Auswahl der passenden Technologie, dem nutzerzentrierten Design bis hin zur Implementierung. Gemeinsam mit Ihnen gestalten wir den Arbeitsplatz von morgen.

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“Beyond Collaboration – was einen ganzheitlichen Digital Workplace wirklich ausmacht”

Wann? 23. Februar 2021, 11:45-12:10 Uhr

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